Les réunions dans l’entreprise, publique ou privée, occupent dans l’emploi du temps de chacun une place qui frise le ridicule. À tel point que les responsables qui ne savent pas déléguer, c’est-à-dire la plus grande majorité d’entre eux, ont les pires difficultés à suivre ce rythme absurde. C’est cette boulimie de réunions que l’on qualifie de réunionite. Les nouvelles technologies de l’information et de la communication n’ont rien amélioré. Cette addiction à la réunion sévit partout, à des degrés divers du plus petit microcosme au plus grand ensemble. Entités publiques et privées se retrouvent sur ce terrain.
Le monde du travail et des affaires justifie cette croissance démesurée du nombre de réunions pour trois raisons : l’immédiate nécessité d’information réciproque, le besoin de coordination entre les activités de plus en plus interdépendantes, enfin le développement de la participation aux décisions de l’entreprise. Sur le fond, il n’y a rien à redire. Alors pourquoi en est-on arrivé là ?
La complexité des modes de fonctionnement et d’organisation des entités de taille moyenne ou très importantes nécessite la mise en rapport à tous les niveaux, d’individus ayant des responsabilités et des fonctions de nature très différente. Sans pour autant garantir la qualité et la sincérité de la communication, pas plus que son utilité à un instant donné, la réunion est essentielle pour l’instaurer. Si l’excès comme toujours est condamnable et ses effets pervers, ce moyen de communication entre individus est un outil de fonctionnement quasi-indispensable dont le manager doit connaître et maîtriser le mode d’emploi.
Source : Le féminin.com
La nature des réunions est multiple. Prétendre en dresser la liste aujourd’hui serait un non-sens. En fonction du besoin, l’imagination ne manque pas. Ce qui fait défaut, c’est plutôt le sens du discernement et de la mesure pour en déterminer avec précision l’objet, l’opportunité, l’utilité, la fréquence, la durée et la participation. Il est bien connu que certaines réunions, surtout lorsqu’elles sont mal préparées ou mal conduites, deviennent rapidement un terrain privilégié d’affrontements et de développements de polémiques récurrentes, dont le rendement final est souvent négatif ou voisin de zéro. Par définition, les réunions doivent être des lieux d’écoute, d’échange, d’interventions, de discussions, d’annonces ou de prises de décisions. Chacun doit pouvoir s’exprimer, donner son point de vue, poser des questions, etc… Les participants sont là parce que l’objet de la réunion les concerne, et non pas pour faire tapisserie ou parce qu’il fallait ménager la susceptibilité de certains.
Cette réunionite aiguë occupe une très grande partie de la vie au travail. Entre la préparation d’une réunion, le temps de présence des participants, la durée de celle-ci et la rédaction et la diffusion du compte-rendu, cela peut représenter entre 1 à 3 jours de travail ! Rajoutez à cela les redites, les repas superflus et les déplacements laborieux inutiles, nuits d’hôtel, etc…, on peut presque doubler en nombre de journées de travail perdues l’évaluation précédente. À titre d’ordre de grandeur, on estime à près de 20% pour les dirigeants, les cadres et les techniciens, la perte effective de temps de travail annuel ! Ce gâchis qui a un coût direct, s’il caractérise surtout les grands ensembles, publics et privés, atteint désormais de plus en plus les petites et moyennes entreprises. Ce qui peut devenir encore plus inquiétant dans les années à venir.
Source : Le boursier.com
Comment convaincre nos grands groupes multinationaux qui continuent à afficher d’importants bénéfices de prendre conscience de cette réalité comptable ? Les restructurations successives, les délocalisations inopinées et les plans sociaux avec départs volontaires et licenciements ne peuvent être en aucun cas un palliatif au coût du manque à gagner lié à cette carence de management. Alors avant de résumer la problématique uniquement à la lourdeur des charges patronales et du coût du travail, un effort de conduite et de management est indispensable pour pouvoir retrouver cette compétitivité dont la France a tellement besoin en cette période de crise…
J.M.